『新しい日常』へのシンプルなアプローチ

変化の大きな時代、健在化する様々な問題に対して『新しい日常』につながるヒント(⁈)を共有します

『新しい日常』構造分解して全体像を把握する【問題解決へのヒント】

何事も「全体像」を把握することが大切

夢や目標においても、問題解決においても「全体像」を把握していないと “ゴールを見失い、道に迷い、時間は掛かるが得るモノがない” そんな状態に陥るかもしれません。

簡単なコトであれば、そうでもないかも知れませんが、大きな挑戦であったり、難解な問題であればこそ、課題も多く複雑になり、「全体像」を事前に押えておく意義は高まると考えます。

また、最近SNSYoutube(学び系)を観ている中で、成功者が共通して口にするノウハウの一つに「小さくする」や「小さく始める」というのがあります。

千里の道も一歩から

志高く、初めに大きな目標をドーンと掲げることはいい事ですが、そのまま勢いのままで行動に起こそうとしても、すぐに「どうすれば?」となり歩みが止まりがちなものです。行動を起こし継続していくための工夫の一つが「小さくする」ことです。

行動を小さくし、小さな成功や達成感を、できるだけ早い段階で実感し、次につなげながら、コツコツ積み上げていく。これこそが大きな成功に辿り着くために必要なことと言えます。

とは言え、ただ単純に小さくしても、その行き着く先がゴールにつながっていなければ、元も子もありません。大きなモノにつながっている小さなモノであるからこそ、それらをコツコツ達成しクリアしていくことに価値や意義が生まれるのです。

把握するべき「全体像」となり、大きなコトを細かい要素に紐づけ整理する『構造分解』は有益なツールであり、成功へ導くための羅針盤であり地図にまでなり得ます。

本記事では、小生がモノづくりの生産技術として25年間、品質問題等の解決のために活用してきた『構造分解する』という考え方についてどういうものか?を共有したいと思います。

【まとめ】にも記しましたが、構造分解をして全体像を把握し、効率よくゴールへ前進しよう、を結論としていますが、堅苦しい感じがするのも否めません。できるだけシンプルな説明を心掛けましたので最後までご覧頂き、あまり難しく考えず手軽なところから活用して頂ければ何よりです。

 

―目次―

 

|『構造分解する』をイメージ、スマートフォン

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スマホを『構造分解する』のイメージ

構造分解する』のイメージとしては、スマートフォンでは、例えば、ディスプレイ、タッチパネル、バッテリー、ボタンやスイッチ、コネクター、カメラといったハードウェア的に構成されている要素を抽出し関連性を紐づけすることです。

カメラであれば、更にカメラモジュールやレンズ、オートフォーカス機構等の要素に展開できるかもしれません。ハードウェアに対してソフトウェアという視点を増やせば、OSやアプリケーションソフトが追加され、アプリケーションソフトにはインストールされている様々なアプリが並ぶかもしれません。

この様にスマートフォンに必要となる構成要素を抽出し、関連性あるモノ同士で紐づけることにより、パッと見てどの様なモノがどの様に関連して成り立っているか「全体像」としてわかりやすくなる、というのが『構造分解する』ポイントとなります。

『構造分解する』のはモノだけにあらず、コトや現象も

スマートフォンといったモノだけでなく、目標、あるいは問題(その現象)に対しても『構造分解する』対象とすることができ、その実現解決において役立ちます。モノとは異なり、形として見えにくいコトが視覚化されるという意味でその意義は大きいと考えます。

  • 例えば、何か実現したい夢がある場合に、その実現のための何が必要なのかがわかる『構造分解(全体像)』
  • 例えば、何か問題(その現象)が発生し、それを改善するために解決するべき要因や課題がわかる『構造分解(全体像)』

『構造分解する』3つの視点(要素、プロセス、要因)

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『構造分解する』3つの視点

構造分解する』時には以下の3つの視点及びそれらの組み合わせで展開(分解)してみることをオススメします。

▶要素を構造分解したもの
  • モノやコトを構成している部分、部品、部材、項目を表す構造分解
  • 例としては、モノの構成部品、夢を実現するために必要な項目、人生における自分に必要な価値観
▶要因を構造分解したもの(いわゆる、なぜなぜ
  • 問題発生時、モノやコト及びその現象から、考えうる要因を表す構造分解(考えうるとは、可能性としてありえそうなコトで思いつくコトを全て)
  • 例としては、なぜなぜによる「なぜ?」「なぜならば」を深堀して整理された要因群
▶プロセスを構造分解したもの
  • モノやコト及び現象に対して、成り立つ順番やその過程(プロセス)で分類した構造分解
  • 例としては、モノづくりのフローや成長過程や作業や手続きの順番や手順

これら3つの視点を単独で用い構造分解しても良いし、複合的に組合せして構造分解しても良いです。例えば、初めステップはプロセスで分解(分類)し、その後更にそのプロセスにある要素で分解(分類)する等。

モノづくりにおける品質問題を考える時には、初めに4M、人(Human)、材料(Material)、方法(Method)、設備(Machine)といった視点で分けてから考えるのが一つの手段となってます。

▶優先をつけるためのヒント

時間や人といった資源が無限であれば、手当たり次第に取り組んでもいいかも知れませんが実際には時間と人的資源は有限です。優先をつけて取り組むことが効率化していく上で重要です。

構造分解した結果、どこから手を付けるかの優先判断には少し工夫が必要です。夢や目標の達成 及び問題の解決に影響する度合が大きいコトを優先し取り組んでいくことが望ましいと考えます。

例えばモノづくりの工程における品質不良改善のための構造であれば、品質不良内訳、占有率発生頻度、発生した時の時間やコストのロスの大きさで影響の度合を推し測ったり、コスト低減のためのモノの原価の構造分解であれば、費用の占有率が大きいもの等で重みをつけ影響の度合を推し測ったりします。

またなぜなぜ等における原因対策のための構造分解であれば、現場、現物、現象等をよく調査し、問題発生のメカニズムを考察しながら、可能性として起こり得る度合で推し測ったりします。

納期がかかることを先行して手配したり、習得に時間が掛かることから始めたり、手順が重要であればその順番を優先したりします。

実際にすることに対して、工夫の余地が大きいのがこの優先付けですが、なかなか難しいものでもあり、大きなリスクを抑えた上で後は経験や勘を頼りにまずやってみるのもいいかもしれせん。あまり考えすぎず、前に進むということも大切です。

戻る場所(構造分解という全体像)はあるということが前に進める安心感につながると考えます。

|『構造分解する』6つのメリット

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『構造分解する』6つのメリット

『構造分解する(書き出し、一つの場で、紐づける)』ことのメリットとしては以下の6つが挙げられます。

書き出すことで忘れる不安から解放される

「あれもしなきゃ」「これもしなきゃ」といった不安な気持ちを断ち切り、今やることに意識を集中できるようになります。

可視化されることにより自分も他人も認識できる

人の脳のキャパ(記憶、メモリー)は小さく、頭の中に留めているモノは、消えては浮かび、浮かんでは消え、自分ですら認識がしにくいものです。ましてや他人が認識することは不可能。可視化することで自分も他人も共通の認識ができます。複数の人で構成されるチームで取り組み時には不可欠と考えます。

全体像がわかり、その中で重みをつけ優先を判断することができる

最終ゴールに辿り着くために「何から始めるべきか?」「途中で道に迷わず前進できるか?」。有限な時間と人的資源を有効に活かす上でも、解決すべき問題の「全体像」を把握し、どこから攻めるか戦略を考えるのに役立ちます。Aプランだけにとらわれず、途中NGとなった時のBプランやCプランを考える上での「種」も構造分解の中に隠れているかもしれません。

大きなモノを小さく細分化し紐づけられる

とりわけ目標を小さくすることがその継続力を高め実現するための有効な手段と言われています。大きなゴールに辿り着くためのプロセスを小さな行動に落とし込む、その小さな行動は大きなゴールにつながっている。これを整理できていることによって「あとはやるだけ」となり時間と労力を集中できます。

後で気づいたり思いついたりした事が付け足し可能なベースとなる

目に見えるモノだけなら別ですが、なかなか見えてこないモノがある中で、初めからいきなり全てが網羅された完璧なものを作り込むのは至難の業です。ただ一度ひな形を作ることで、やりながら都度思いついたことをつけ足すことが可能となります。付け足すことで完成度もあがってきます。秘伝のタレの様に自分の財産にしていきたいですね。

但し、明らかな大きなロス「時間(納期)/人的資源(労力)/お金(費用)」につながりそうな点は、できるだけ早い段階で押さえておくべきです。

結果の履歴や記録を残すことで同じ轍を踏むことを回避できる

実際に行動した結果を記入する。例えば構造分解の右側に結果覧を設けて、そこにやってみた結果を書き加えていくことで、同じ過ちを繰り返すロスを防ぐことができます。

「これは過去にやっている、じゃあ今度はこっちをやってみよう」「これは前回この条件(前提)で実施してNG、今回は条件をこんな感じで変えてトライしてみよう」

【補足】実行計画(スケジュール)だけでもよいのでは?

実行計画(スケジュール)はある意味、そのプロジェクトの全体像を期限も合わせて明確に示したものです。ここで説明している『構造分解する』の位置づけは、実行計画で何をするのか選択するためのモノであり、実行計画を立てる上での思考の場となります。実行計画に盛り込んだ内容で不足があった時に戻れる場所となり、先にも言及しましたが、BプランやCプランの種が潜んでいる可能性のある場所でもあります。

「どちらがいい」とかではなくセットで活用していくことが大切であると考えます。

|『構造分解する』のに便利なツール

現在は、パソコンが普及している時代であり、『構造分解する』には以下の2つがオススメのツールとなります。

  • 【エクセル】:マトリックス表示し、比較的簡単に縦横きれいに揃えて整理できる。
  • マインドマップアプリ(MindMeister マインドマイスター)】:ツリー状(右展開)に紐づけしながら整理できる。

小生は両方とも使ってますが、マインドマイスター(MindMeister)は作業性もよく、紐づけ位置を後でいくらでも変更可能であるため、まだ頭の中でごちゃごちゃしている段階では、とりあえず一度書き出し、あとで考えながら修正を加え完成度を高めるといった作業をするのに便利だと考えます。

本ブログでも、新型コロナの感染拡大を事例に、なぜなぜをベースとした要因の構造分解を、エクセルやマインドマイスターで紹介している記事がいくつかありますので、お時間あれば併せてご覧頂ければと思います。文末の<関連情報へのリンク>から参照下さい。

決して堅苦しく考える必要なし

遠い昔であれば地面を皆で囲み、小枝や石を使って、要因のツリーを魚の骨に見立てて描き整理していたかもしれません。その後、描く先が地面から模造紙や黒板、ホワイトボードに変わっていったとしても、過去の偉人達のやっていることは本質的に変わっていないと考えます。白いキャンバスがあれば誰でもできるということです

現在は頭の整理をするのに便利なツールが揃っていることを意識できれば、それだけで『構造分解する』ことにおいては、かなり優位にいることを実感できるのではないでしょうか?

|まとめ

構造分解をして全体像を把握し、効率よくゴールへ前進しよう

構造分解とは、物事の目標達成及び問題解決において、全体像を把握し、優先順位をつけ、効率よく小さくはじめ、そして着実に積み上げていく、ために有効な手段の一つであると考えます。

人は忘れる生き物、頭の中にあることは全て書き出し、一度整理をして書き留めておくことで、忘れる不安から解放され、目の前にある今するべき事に意識を集中できる様になります。

堅苦しいフォーマットなど気にせずに、白紙(エクセル画面等)から思いつくままをマスに置いていく感じで書き出すことから始めることをオススメします。

構造分解する』が物事を整理する手段の一つとして『新しい日常』において取り入れ、夢や目標の実現、或いは、問題解決においてお役に立てればうれしいです。

以上

 

【追記】過去記事“『新しい日常』全体像を把握したうえで【構造分解】”をベースに改めてリライトした記事となります。

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